Un primer paso ineludible es pararse a pensar en lo que somos y en por qué somos importantes para nuestros públicos

Hasta ahora no te había hecho falta comunicar o eso creías. Tus ventas iban bien o no habían bajado al menos, tu reputación estaba más o menos “controlada” y tu competencia era silenciosa.

Sin embargo, todo eso cambia y además, en muy poco tiempo. Tu competencia más directa “ha despertado” y se ha lanzado a las redes sociales y aunque te cueste reconocerlo, lo está haciendo muy bien. ´Además, ha mejorado notablemente su web. Es atractiva, te llama la atención, te invita a interactuar. Y por si eso fuera poco, está apareciendo en los medios de comunicación y la gente empieza a hablar de ellos.

Este es un supuesto imaginario pero que se da más veces de las que pensamos.

Y es que nos lanzamos a comunicar en muchos casos de una forma reactiva, improvisada, cuando nos quedan pocas opciones, y cuando la batuta la llevan otros.

Sin embargo, lo ideal es que no esperes a que otros lo hagan, que lo hagas de forma proactiva siendo consciente de que la comunicación es necesaria pero sobre todo estratégica para tu empresa, tu organización o tu marca personal. Y esto mismo si acabas de emprender.

Entonces, ¿por dónde empezar?

1. Empezaremos por definir nuestra identidad

Un primer paso ineludible es ser conscientes de lo que somos, lo que nos caracteriza, nuestra propuesta de valor y lo que nos convierte en importantes (e imprescindibles) para nuestros públicos.

Esta primera fase pasa por contestar fundamentalmente a estas preguntas:

¿Por qué y para qué servimos? (misión) ¿cómo queremos que nos lleguen a percibir? (visión) y ¿qué es lo que nos define? (valores)

A estas preguntas, añadiríamos otras que nos permitan hacer un buen diagnóstico del contexto en el que operamos: ¿Cómo es el sector en el que opero, cuáles son mis competidores, de qué forma se da a conocer, etc.?

Responder a todo esto requiere de una pensada entre todos los agentes implicados en la comunicación, y la dirección/gerencia juega un papel fundamental. Esta debe participar activamente ya que las respuestas serán las claves sobre las que versará nuestra estrategia de comunicación

2. Ya sí podemos elaborar nuestro Plan de Comunicación

Aquí es donde siempre decimos que empezamos a desarrollar nuestra creatividad, que tanto nos gusta como consultores de comunicación.

Este Plan nos permitirá:

• Unificar el mensaje que trasladaremos a todas las partes interesadas: públicos internos y públicos externos.
• Planificar los recursos: con qué contamos y de qué forma distribuirlos e invertirlos.
• Una visión general de las acciones a llevar a cabo. Calendarizar.

El Plan de comunicación contempla:

Objetivos:

Los objetivos en comunicación deben estar alineados con tus objetivos como empresa, institución, o marca personal.

Podríamos hablar de distintos tipos de objetivos, según sean cuantitativos, cualitativos, a corto, medio o largo plazo, etc.

A la hora de definirlos, debemos tener en cuenta que:

• Cuanto más precisos seamos, más fácil será medirlos. Deben cuantificarse en lo posible, pues solo así luego podremos valorar la calidad del proyecto.
• Debemos ser realistas y describirlos de forma clara y concisa.
• Deben pensarse en función del presupuesto disponible.

Públicos:

¿A quién nos vamos a dirigir y cuáles son sus intereses? ¿Y sus motivaciones? ¿Qué canales emplean?

Ya seamos una empresa, una institución, un producto o una marca personal, mantenemos relaciones con diferentes públicos cuyas opiniones pueden influir o ser influidas de forma determinante para conseguir nuestros objetivos.

Todos ellos requieren un tratamiento específico: para cada público, su mensaje. Para cada mensaje, su público, aunque después de escuchar su opinión y reflexiones. Ello nos ayudará a determinar un camino, y a adelantarnos a sus expectativas.

Mensajes:

La decisión de dichos mensajes, como todo en el plan de comunicación, debe ser objeto de estudio y consenso por parte de todos los agentes implicados en la comunicación.

Los mensajes:

• Contribuyen a unificar y dar coherencia a los contenidos.
• Sistematiza las respuestas y se evitan deformaciones.
• Deben incidir en nuestros puntos fuertes, potenciar nuestros valores diferenciales y minimizar las debilidades.

Con estos mensajes, forjaremos nuestra diferenciación y seremos útiles y valiosos para los demás.

¿Cómo vamos a comunicar esos mensajes, a través de qué acciones y canales y de qué forma?

Es la parte más comprometida del Plan ya que en su puesta en marcha, podremos comprobar su eficacia. Debemos tener en cuenta algunos aspectos:

• Los tiempos pertinentes. Elegir el momento adecuado para una acción es básico. La comunicación de los mensajes será más o menos intensa en determinados momentos.
• Centrar el mensaje. Mensaje de fondo unívoco y bien centrado, sobre los que versará el resto.
• Claridad y síntesis son claves.
• Adaptación a la capacidad del público y al lenguaje de cada canal.

Sabiendo esto, decide qué contenidos y de qué tipo y planifícalos, así como tus acciones: define cómo quieres mostrarte al mundo con tu web, cómo será tu tono en las redes sociales y en cuáles vas a estar – no olvides que no sirve estar por estar -, si vas a emplear una newsletter, si valoras a los medios de comunicación como posible altavoz de tus mensajes, si te gusta organizar eventos y además, son ideales en tu caso…

Todo ello debe estar planificado.

Para ello, tendrás que saber dónde está tu público, dónde busca y de qué forma, y dónde conversa.

Evaluar para mejorar. La importancia de la evaluación

Antes fundamentábamos la eficacia y el valor de la actividad comunicativa en función de los impactos en los medios de comunicación. Ahora sigue siendo un importante indicador pero hay otras fórmulas que han proliferado en los últimos años, como auditorías de imagen, medición de la reputación, etc.

Debemos valorar periódicamente (esta periodicidad también hay que definirla) si el alcance y comprensión de los mensajes ha incidido en una actuación y comportamiento de los públicos acorde a nuestros objetivos.

Todo ello es necesario para que tu Comunicación sea efectiva.

Paola Luna

Directora Hablo de Ti Comunicación