Debemos ser accesibles a los medios de comunicación, ser transparentes y estar igual de dispuestos para enviar notas de prensa como para responder a sus requerimientos

Y esto no siempre lo llegan a entender los directivos. Cuando un periodista te llama, sobre todo si es de radio o televisión, ya sabes que te va a poner en un cierto compromiso, pero no porque no puedas ni sepas responder a lo que te solicita, sino porque te suele dejar poco tiempo de reacción. Habitualmente necesita una declaración, unos datos o una opinión para ya.

Mientras, en esta tesitura, no se te olvida que la semana pasada y el mes anterior se hizo eco de esa nota que le enviaste, sin muchas dificultades. Por otro lado, sabes que te interesa. Es una nueva oportunidad para aparecer y si lo piensas, también un honor el que te llamen – señal de que cuentas – pero, insisto, esto no siempre suelen entenderlo los directivos que, ante la situación, empiezan a hacerte preguntas del tipo: Y esto, ¿a qué viene ahora? o ¿Por qué tiene que ser ya? ¿Por qué no nos dejan unos días para responder?…

Tener tiempo en esta situación sería lo idóneo porque, entre otras cosas, puedes ofrecer una información más completa y si me apuras, más pensada, pero me temo que los tiempos son los que son… Por eso, lo ideal es estar prevenido y esto significa:

• Tener claro los mensajes. De esta manera, nada tiene por qué ser un imprevisto, sea la situación que sea la que se te plantee.
• Ser consciente de los posibles escenarios que puedan presentarse, incluso aquellos que supongan un riesgo.
• Decidir quién va a ser el portavoz y/o portavoces, y prepararles.
• Establecer un protocolo de actuación especialmente en situación de crisis (Plan de crisis)
• Poder improvisar pero habiéndote preparado.
• Y, sobre todo, ser consciente de que siempre es una oportunidad:
  • Si es por una situación de crisis, siempre te va a interesar dar tu versión. De lo contrario, otros lo harán por ti. Además, te lo agradecerán tus clientes.
  • Si es porque solo quieren tu opinión como experto o como referente en tu sector, es un verdadero honor que pueda oírse tu voz entre tanto ruido.
• Es decir, significa tener un Plan de Comunicación estratégico.

Aunque más que nunca comparten protagonismo con los medios propios (web, redes sociales, newsletter, etc.), los medios de comunicación deben seguir siendo un aliado en tu estrategia de comunicación y debes hacer uso de ellos con cabeza, es decir:

• Dosifica el envío de notas de prensa y hazlo solo cuando tengas algo relevante que contar (de lo contrario, puedes poner en cuestión tu credibilidad).
• Convócales a una rueda de prensa solo si es estrictamente necesario. Es muy ingrato ver tu sala de prensa vacía. Motívales con un tema lo suficientemente interesante.
• No trates de controlar lo que escriben. Si tu mensaje es claro y así lo has transmitido, probablemente no haya malos entendidos. Y no solicites de antemano las preguntas, por favor.
• Atiende SIEMPRE sus requerimientos.

En todo esto, nos ayudará mucho tener una relación fluida con los medios de comunicación de tu zona, así como con los especializados. Algo que, de haberlo hecho bien, habrás concretado en tu Plan de Comunicación.

Paola Luna

Directora Hablo de Ti Comunicación